ほとんどの会社でコピー機を置かれていると思います。
弊社もA3サイズのカラー複合機があります。
5年リースで3年ほど前に導入しました。
一般的なビジネス書類はA4サイズです。
弊社でも99% A4なので、
インクジェットプリンターで事足ります。
図面のやりとりというと、
以前はA3サイズで、コピーやFAXが主流でした。
その為、A3サイズが受信できるFAXが必要でした。
しかし、最近は図面のやり取りにFAX送受信が少なくなり、
代わりにメールにPDF添付というのが主流です。
大量の図面でもやり取りでき、
写真も添付できるので、メールでのやり取りは大変便利です。
弊社では5年ぐらい前から、
データを保管するクラウドサービスを使っています。
社内のデータもLANではなく、クラウドサービスで共有しています。
送ってきた図面や資料はプリントアウトせず、
データで保管・活用します。
その為、A3サイズの印刷が減っています。
FAXも変わりました。
以前は普通紙に印刷されていたのですが、
現在はインターネットFAXに変えた為、
メールの形でFAXが送られてきます。
送られてきたデータはPDFなので、
そのまま仕分けしてクラウドサービスに保管。
大変便利です。
データの活用がしやすいのはもちろんですが、
メール形式で送ってくるので、
外出先でもスマートフォンで
FAXの内容が確認できます。
書庫も変わりました。
どの会社でも多くの書類があります。
弊社では、捺印されている原本が必要な書類以外は、
スキャンしてそのままシュレッダーに行きます。
例えば、御見積もりを作る際に現場調査を行いますが、
その現調メモは、作成後ほぼ必要ありません。
ただ、後日に整合性を確認する必要性が出た際に、
調べることは年に数回あります。
スキャンをして見積もりデータと共に保存をすれば簡単に整理ができます。
紙にコピーされた図面も同じです。
見積もり作成後は必要ありませんが、
実際に工事をするときにはその図面が必要になります。
この場合でも見積書と一緒にスキャンデータを保存すれば、
いつでも確認することが出来ます。
現在は、カラー複合機の電源を抜いています。
単純コピー機能はクラウドサービスを使う為、
月に数回しか使いません。
FAX機能はインターネットFAXの為、不要になりました。
A3サイズのスキャン機能は、月に1回程度。
少し遅いですがA3インクジェット複合機のスキャン機能で不満はありません。
A4サイズのスキャン機能は、
クラウドサービスの連携機能が充実している
スキャンスナップというスキャナを使用します。
カラープリントは、写真プリントが多いので以前から
発色の綺麗なインクジェットを利用しています。
事務所用の複合コピー機は、リースの終わる2年後には
弊社から無くなりそうです。